Skrivet av: Pär Eriksson | september 23, 2012

Om flykten från det svåra, tid mot brukare och vikten av effektivitet

Den här veckan blir jag lite inåtblickande. Men hav förtröstan – jag tror att det finns ett lärande för den vetgirige.

Ibland läser vi om att läkares tid mot patient inte ens är 50% av arbetstiden. Möten, behov av samordning, dokumentation, kompetensutveckling etc tenderar att ta allt mer tid.

För några år sedan tog jag del av en rapport från en kommun i Eskilstunas storlek som på ett förtjänsfullt sätt försökt sig på att mäta hur mycket tid som ägnades åt brukaren eller i vid mening den tid som användes till produktion. Svaret var föga imponerade – 40%.

Det finns naturligtvis ingen vetenskap eller absolut sanning i det här och mitt syfte är inte att sprida missmod. Men kanske vi ändock skulle våga oss på att öppet och reflekterande fundera på effektiviteten och hur vi använder vår arbetstid.

Krav och komplexitet ökar
Låt mig först problematisera. Samhället har blivt allt komplexare. Min bedömning är att kraven på en kommunal organisation har ökat från såväl staten, lagstiftaren som media och naturligtvis brukaren.

Det förväntas att allt är öppet och genomskinligt, att det finns policys och noggranna riktlinjer i nästan varje detalj, att allt dokumenteras och utvärderas.

Komplexiteten har också lett till ökade behov av samordning, att olika delar inom en verksamhet eller organisation förmår koordinera insatser både internt och med andra partners.

Kunskapsflödet är idag extremt högt. Ny forskning, nya rön kräver ständig kompetensutveckling.

Allt detta är begripligt och förståeligt samtidigt som det tär på vår förmåga att använda tiden klokt. Om jag ska vara krass – det sker på bekostnad av tiden mot brukaren, mot patienten, mot eleven, mot den äldre, mot tiden som skulle behövas för att hålla staden ren och fin.

Många gånger söker vi lösningen i en önskan och kravställande om mer resuser. Det blir ett mantra som upprätthålls och skapar ett slags tryck på politiken – ni måste förstå oss…

Vikten av att öka tiden mot brukaren
Den framåtsyftande kommunen jag berättade om dristade sig att räkna på vad det skulle innebära om de lyckades öka tiden mot brukaren från 40% till 50%. Må vara en teoretisk matematisk uträkning men från fredag eftermiddag till måndag morgon så hade de helt plötsligt 100 nya årsarbeten. 100 ”nya ” medarbetare.

Låt oss utmana oss själva. Om vi är dryga 8000 medarbetare i Eskilstuna kommun och skulle lyckas med – låt oss vara blygsamma – att en fjärdedel dvs 2000 medarbetare ökade sin tid mot brukaren med ”bara” 30 minuter per dag så skapas 125 nya årsarbeten mot brukaren.

Den som är mer optimistiskt lagt kan själv räkna på vad det skulle innebära om vi alla fokuserade på att öka vår tid mot de är vi till för.

Varför är det här viktigt, frågar sig den kritiske läsaren. Jo, min bedömning är att behoven ökar de närmaste åren. Trycket på offentlig sektor kommer att bli gigantiskt. Den utmaningen kan inte enkelt mötas med ökade resurser och ökat skatteuttag.

Den måste mötas med effektiviseringar, smartare sätt att jobba, mer tillsammans, se den andres goda intention men framför allt med mer tid mot de vi är till för.

Ja men vi sliter redan idag, säger någon. Absolut. Jag har mitt rotsystem i verksamheten och vet att vi alla gör ett gott arbete. Men jag pratar om att förändra arbetssätt, sätt att förhålla sig i mötet, skala bort det oväsentliga, minska mötesfloran och behov av att ”alla ska ha hört allt”.

Moderna kunskapsorganisationer – oaktat om det är privata företag, kommun eller landsting – förmår formulera en ny idé om medarbetarskapet och vikten av mötet med brukaren eller kunden.

Flykten från det svåra
Min erfarenhet är också att det ibland finns en flykt från det svåra. Jag har lyssnat och tagit del av tusentals dragningar och projektbeskrivningar om vikten av mer resurser och tjänster som motiveras av att nu ska vi närma oss det svåra.

De tyngsta missbrukarna, de svåraste kriminella, de barn som har svårast att lära sig läsa, de sjukaste, de dementaste, de som står längst från arbetsmarknaden, de som läser minst eller aldrig sett en konstutsällning, den svåraste detaljplanen, det svåraste samtalet.

Och ändå så ser jag en tendens till flykt från det svåra. Det som startade som en god ambitition och vann politikens gillande förvandlas nästan osynligt till något annat. Detta är djupt mänskligt och handlar inte om att vi är dåliga. Men vi måste orka se det och våga vara modiga och påminna oss själva om vad som är vårt grunduppdrag och vilka som är våra updragsgivare. Eller för att göra det enkelt och tydligt – vem betalar oss?

Den moderna organisationens logik
Om vi ska utvecklas mot mer fokus på mötet, mer tid mot brukaren, orka med det svåra så måste vi förstå den moderna kunskapsorganisationens tre dimensioner i uppdragets logik.

Den första dimensionen handlar yttest om vad det är som politiken vill prioritera och satsa på, vad ska göras. Det är själva grunden och en del av vår representativa demokrati och styrning.

Den andra dimensionen handlar om arbesgivarens inriktning på hur det ska göras. Dvs chefer och ledares förmåga att peka ut färdriktning, ansvar och arbetsfördelning. Förmågan att stödja.

Den tredje dimensionen handlar om medarbetarens profession och vår förmåga att använda all klokskap vi lärt oss och bär på i det direkta mötet med brukaren.

Jag har arbetat i organisationer som haft en tydlig politisk riktning men saknat ledarskapets och medarbetarskapets förmåga att få saker gjorda. Det blir lätt ”pratiga” organisationer med svagt fokus på uppdrag och resultat. Det skapar också en politisk kultur där man detaljstyr.

Men jag har också mött organisationer med en otydlig och vacklande politisk riktning med med ett stark ledarskap. Det blir lätt en toppstyrd och byråkratisk organisation med vankelmodiga och osäkra medarbetare. Tjänstemän som tar på sig en politisk kostym är sällan klädsamt.

Jag har också stött på organisationer som haft en svag politisk riktning kombinerat med ett svagt ledarskap men med ett stark medabetarskap. Det blir lätt en kaotisk organisation. Alla gör som de själv finner rätt och efter eget huvud. Samarbetet och tilliten är låg. Fokus är att leta efter orsaker, syndabockar och ”att det är någon som inte förstår”. Organisationen skapar entropi säger systemteoretikerna.

Moderna organisationer förmår just få ihop den här helheten där alla dimensioner beaktas och respekteras. Delarna fungerar inte utan varandra. De snarare betingar varandra och är varandras förutsättningar.

Jag hör på mig själv att det där kan låta väl teoretiskt. Och så är det nog. Men jag menar att vi måste ägna tid åt att fundera på hur systemet hänger ihop och hur olika roller och ansvar samspelar. Utan en djupare förståelse från politiken, från ledarskapet och medarbetarskapet så kommer vi inte att få ut den fulla potentialen av vad bär på.

Att öka tiden mot brukaren går inte att göra med påbud eller allmänna glada tillrop om ”kom igen”. Det skapas bara i dialog och en djupare förståelse om varför jag är på jobbet, vem som är min uppdragsgivare, vem som betalar min lön och ytterst värmen och empatin till brukaren eller missionen i mitt uppdrag – att bygga ett värdigt samhälle.

Att stå upp för Eskilstuna!

Ha en bra vecka! 

Annonser

Responses

  1. Hej Pär!
    Jag förstår Din frustration, risk och rädsla inför en organisationsinfarkt som kanske kunde ha förhindrats genom effektivare arbetsformer. Vi börjar nu nå den brytpunkt där traditionell skattefinansiering inte räcker för att driva offentliga genomförandeverksamheter i egen regi. Allt hänger ihop – politisk styrning, professionell ledning och formerna för basuppgifternas effektiva genomförande. Vad göra om pengarna tryter? Det är då bara att prioritera och effektivisera genom ökad fokusering på att uppfylla de absolut viktigaste funktionskraven. Vad är viktigast? Självfallet de minimikrav som krävs enligt lagar och föreskrifter. Varken mer eller mindre! Optimering behövs! Insikten måste ökas hos alla ”inblandade” rollinnehavare. Det krävs tydliga och välgenomtänkta Attkrav, Vadkrav och Hurkrav inom givna resurser!
    Vi måste prestera maximalt under givna författningsstyrda förutsättningar. Många kompetenser måste samverka optimalt. Och allt detta under ständigt skiftande krav och förutsättningar.
    Mycket svårt för den som inte ”förmår”. God utbildning och relevant erfarenhet med mera måste finnas i individens ryggsäck, från organisationens ”topp till golvet”. Alla behövs, men frågan är hur många på respektive nivå och funktion. Varsågod och ”lös uppgiften” Pär!
    Ett enkelt sätt för Dig att klara detta är att acceptera de konkurrensutsatta marknadskrafternas inneboende styrkor! Men då behöver Du högkompetenta chefer som begriper vad det hela handlar om och som dessutom tvingas följa ett gemensamt undertecknat ”chefskontrakt”! Det här vet och kan Du, men det är mycket tveksamt om nuvarande politiska majoritet kan och vågar ge Dig fullmakten.
    Du och jag inser betydelsen av att mäta och bedöma sig själv mot ”de bästa” i respektive bransch. Hur blir man en vinnare? Jag menar då en långsiktigt hållbar vinnare som inser betydelsen av nöjda kunder och nöjda medarbetare.

    Nog så Pär! Det här är en gigantisk utmaning, men kommunen måste agera
    omgående! Låt gärna politikerna blotta sin ”beröringsskräck”, så att vi väljare kan förpassa dem till lägre divisioner efter valet 2014. Jag förstår ditt uppdrags dilemma. Bäst vore kanske om Du finge möjlighet att stiga åt sidan och jobba något år som rådgivare till Din efterträdare. Var finna denne? Vilken kompetens behövs? Förr eller senare måste han/hon rekryteras. De bästa är ju i regel ”upptagna”! Och så var det anställningsvillkoren! Konkurrensutsatt lön?! Tänk nytt, tänk stort!
    Endast 1% av Sveriges befolkning bor just nu i Eskilstuna – något att beakta i ett helhetsperspektiv? Jag tänker på effektiv kommunsamverkan! Vi måste kunna dela på nyckelkompetenser. I min trivsamma och väl fungerande sommarkommun bor endast en promille av rikets befolkning. Hur kan så få anställda i Kinda kommun lyckas så väl??? Fundera på det!

    Med bästa ”deltagande” och sympati!

    Hans-Erik


Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

Kategorier

%d bloggare gillar detta: